Partnertalálkozó tippek – így csinálják a profi üzletemberek
Szerző: RV Event
Az Rv Event csapat igyekszik minden segítséget megadni a kisebb-nagyobb rendezvényeket tartóknak, rendezvényekre érkezőknek. Ez alól a partnertalálkozók semmi kivételek. Bár rendezvényszervező csapatunknak is sok ötlete van, most mégis néhány üzletembert kértünk meg, hogy mondjanak néhány hatásos partnertalálkozó tippet.
Partnertalálkozó tippek: Mindig kell egy menetrend/napirend!
Aranyszabály, hogy úgy nem szervezünk partnertalálkozót, hogy nincsen egy előre jól összerakott, stratégiailag megkomponált menetrend. Ha van, még akkor is könnyen az egész összedőlhet, de ha nincsen, akkor szinte biztos, hogy nem a megfelelő irányba fog haladni a beszélgetés. Kellenek egyértelmű célok, és olyan stratégiai lépések, amik ezeket a célokat támogatják, például különböző eredmények ismertetése, bizonyos dolgokról folyatott eszmecsere, stratégiai kérdések feltétele. Manapság már vannak erre kialakított alkalmazások is, amikben a napirendet rögzíteni, minden fél számára elérhetővé tenni lehet. Amennyiben nem használtok ilyen alkalmazásokat, akkor is fontos, hogy a napirendet minden érintett partner a találkozó előtt legalább 24 órával megkapja, hogy kellően tájékozott, és felkészült lehessen.
Partnertalálkozó tippek: Össze kell gyűjteni a legfontosabb célokat
Egy partnertalálkozónak mindig kell, hogy egy célja legyen. Ha nem tudsz megfogalmazni egy célt, akkor felesleges a megbeszélés. Az is cél lehet, hogy átbeszéljétek az éves haladást, közösen megnézzétek az eredmények alakulását. Tipikus partnertalálkozó célok például az alábbiak:
- Általános megbeszélés, abból a célból, hogy kitűnjön, van-e stratégiai összehangolás
- Tárgyalási megbeszélés a szerződések és a megállapodások részleteinek átbeszélése, egyeztetése érdekében
- Egy közelgő projekt megtervezése
- Állapotjelentési egy meglévő projekt haladásával kapcsolatban
- Záró megbeszélés a lezárt projekttel kapcsolatban
Partnertalálkozó tippek: Csak azokat hívd el, akiknek ott a helyük
Sokszor követik el azt a hibát, hogy a partnertalálkozóra olyanokat is meghívnak – ahogyan mondani szokás, a biztonság kedvéért-, akiknek nem sok közük van a megbeszélt témához. Vagy azért, mert nincsenek döntéshozó pozícióban, vagy pedig azért, mert nem ismerik a tárgyalt projekt részleteit. A partnertalálkozók sokkal hatékonyabbak, ha kevesebben vannak ott, csak azok, akiknek tényleg ott van a helyük. Csak azokat a kulcsfontosságú döntéshozókat, informátorokat és menedzsereket érdemes meghívni, akik közvetlenül érintettek az adott megbeszélésben. Bárki másnak, akit esetleg tájékoztatni kell, a felvételt vagy a találkozóról készült jegyzeteket érdemes elküldeni csak. Vannak olyan esetek is, amikor külsős felet kell hívni, mondjuk egy új nézőpont miatt. Ennek sem kell, hogy akadálya legyen.
Partnertalálkozó tippek: Okosan a dokumentumokkal
Egy partnertalálkozóra rendszerint sok dokumentummal kell készülni: szerződéseket átnézni, megegyezéseket megvitatni, eredményeket elemezni, költségeket átszámolni, és sorolhatnánk. Sokszor ezek a dokumentumok össze-vissza keverednek. A mai technológia azonban lehetővé teszi, hogy közös meghajtókon - például Google drive- lehessen tárolni a minden fél számára nyilvános dokumentumokat, valamint a találkozóról készült feljegyzéseket.
Partnertalálkozó tippek: Fontos a helyszínválasztás
A partnertalálkozóhoz mindenképpen olyan helyre van szükség, ami független a felektől. Az üzletemberek ugyanis szeretnek kicsit kimozdulni az irodából, és a tárgyalók helyett inspiráló környezetben lebonyolítani a találkozót. Az RV Event üzleti éttermeiben tágas asztalok nyújtanak kényelmet a partner találkozókhoz. Nagyobb eseményekhez pedig privát rendezvénytermeink biztosítanak mindenki számára kényelmes teret.
