Sajtóesemény szervezése lépésről lépésre
Szerző: RV Event
A sajtóesemények hatékony eszközök lehetnek az üzleti vagy kulturális rendezvények, termékek vagy szolgáltatások bemutatására, valamint a média figyelmének felkeltésére. Amikor egy sajtóeseményt szervezünk, fontos, hogy minden részletre ügyeljünk, hogy az esemény sikeres legyen. Az RV Event profi rendezvényszervező csapata segít, hogy egyetlen fontos lépés se maradjon ki, a sajtóesemény szervezése, és lebonyolítása is gördülékenyen történjen!
1. lépés a sajtóesemény szervezéséhez: Célkitűzések meghatározása
Az első lépés minden sajtóesemény tervezésénél az, hogy meghatározzuk, mit szeretnénk elérni vele. Lehet, hogy szeretnénk bemutatni egy új terméket, növelni a márka ismertségét, vagy kifejezni támogatásunkat egy adott ügy iránt. A célkitűzések meghatározása segít a rendezvény megtervezésében és kommunikációjában, e nélkül minden további lépés elvégzése időrablás, hiszen ennek mentén kell mindent tovább szervezni!
2. lépés a sajtóesemény szervezéséhez: Dátum és helyszín kiválasztása
Válasszunk ki egy dátumot és helyszínt, amely megfelel az esemény céljainak és a célközönség igényeinek. Fontos, hogy a dátum ne ütközzön más fontos eseményekkel, ennek kapcsán érdemes megnézni az iparágban fellelhető eseménynaptárt, esetleg körbekérdezni a kollégák, és érdekelt felek között. A dátum kiválasztása gyakorlatilag egybemosódik a helyszín kiválasztásával. Egy jó rendezvény alapja egy jó helyszín – ezért felesleges úgy időpontot választani, ha nincsen aznapra szabad kapacitás a jó helyszíneken. Minél előbb foglalsz helyet, annál több lehetőséged lett.
Sajtóeseményhez keresed a tökéletes helyszínt? Kaposváron több nagyon jó rendezvénytermünk is van, ahol már sok sikeres sajtóeseményt lebonyolítottunk. Illetve amennyiben kinti sajtóesemény szervezésében gondolkodsz, rendezvénysátraink nyújtanak az időjárással szemben tökéletes ütőkártyát. Kérj ajánlatot az alábbi űrlap kitöltésével. Az üzenet részbe írd be egyedi igényeidet, kéréseidet, és hamarosan visszajelzünk!
3. lépés a sajtóesemény szervezéséhez: Meghívottak listája
Határozzuk meg, kik lesznek az esemény meghívottjai. Ez magában foglalhatja az újságírókat, bloggereket, iparági szakértőket, üzleti partnereket és más érdeklődőket is, valamint munkatársakat. Ne felejtsük el elkészíteni a meghívókat és meghívó e-maileket, majd ezeket kiküldeni, és visszajelzéseket bekérni. Fontos, hogy a meghívók is tükrözzék az esemény hangulatát, céljait!
4. lépés a sajtóesemény szervezéséhez: Kommunikációs terv kialakítása
Készítsünk elő egy részletes kommunikációs tervet, amely tartalmazza az esemény népszerűsítésének módjait. Ez lehetővé teszi, hogy elérjük a célközönségünket és a médiumokat. Használjunk online és offline csatornákat, mint például közösségi média, sajtóközlemények, hírlevél. Manapság egyre menőbbek a különböző közösségi média felületek, ne felejtsd el a Facebookon kívül az Instagramot, a TikTokot, és ha olyan a célközönséged, a Linkedint is használni.
5. lépés a sajtóesemény szervezéséhez: Program megtervezése
Határozzuk meg az esemény programját. Rendezzünk be beszédek, bemutatók vagy műsorokat, amelyek bemutatják a fő üzenetünket és a terméket vagy szolgáltatást. Gondoljuk át a logisztikai részleteket, például a mikrofonokat, vetítőgépeket, dekorációt és az esemény menetét. Jó hírünk van, ugyanis az RV Event rendezvénytermei minden technikai felszereléssel el vannak látva, kollégáink segítenek a hangosítás, vetítés beüzemelésében, és a terem berendezésében is!
6. lépés a sajtóesemény szervezéséhez: Az esemény napjának végrehajtása
Az esemény napján győződjünk meg róla, hogy minden készen áll. Fogadjuk az érkezőket, vezessük be őket a helyszínre, és ügyeljünk arra, hogy minden zökkenőmentesen menjen. Ne felejtsük el a sajtó részére biztosítani a szükséges információkat és interjú lehetőségeket. Az esemény után értékeljük ki, hogyan ment minden. Melyik rész volt sikeres, és melyik nem működött jól? Tanuljunk az esetleges hibákból, és használjuk az értékelést a következő sajtóesemény tervezéséhez.
