Rendezvényszervezés forgatókönyv – üzleti rendezvény lépésről-lépésre
Szerző: RV Event
Egy üzleti rendezvény megszervezése elsőnek egyszerűnek tűnhet, de ha jobban beleássuk magunkat, akkor rájövünk, hogy milyen összetett, és bonyolult. Aztán, ha kicsit még jobban kutakodunk, megtaláljuk a tökéletes módszereket, és az olyan nagyszerű rendezvényszervező csapatokat, mint az RV Event, akkor megint egyszerűsödik a kép. Mutatjuk, hogyan szervezz meg egy profi üzleti rendezvényt lépésről-lépésre!
#1. A rendezvényszervezés első lépése a részletek tisztázása
Mielőtt elkezdenéd a tervezést, ismernie kell a finom részleteket. Melyik napszakban? Milyen dátum? Hány ember? Mi az alkalom? Milyen céllal? Van egy a rendezvényszervezők körében csak 5W módszerként emlegetett 5 kérdéses tesz: Ki, mit, mikor, hol, miért? Ha ezekre tudod a választ, csak akkor vágj bele a rendezvényszervezés következő lépésébe!
#2. A rendezvényszervezés második lépése a költségvetés
Fontos kérdés a költségvetés, ugyanis sok-sok mindent meghatároz. A költségkeret megszabásához kérdezz meg az illetékeseket, a magasabb beosztású munkatársaidat, feletteseidet, pénzügyi osztályt, hogy mennyit szeretnének költeni, vagy a megfelelő felhatalmazásokkal te magad is dönthetsz róla, hogy mennyit is szeretnél elkölteni az eseményre. Most szólunk, hogy jobban teszed, ha nem a teljes költségvetéssel kezdesz el dolgozni már az első pillanatban, hanem hagysz egy kis tartalékot az időközben felbukkanó tételeknek is. Ha arra törekszel, hogy pontosan elérd a költségvetését, fennáll a veszélye, hogy túlléped, ha bármi történik, például bővül a vendéglista.
#3. A rendezvényszervezéshez választani kell egy témát
Koktélok és snackek, svédasztalos teríték, kötetlen stílus? Esetleg ültetett fogadás, kötött ültetési renddel, percre pontosan kialakított menetrenddel? Mielőtt a rendezvényszervezés következő lépéseire térsz, ezeket gondold át, hiszen csak ezután tudsz a témához illő szolgáltatókat keresni!
#4. A rendezvényszervezés legfontosabb lépése a helyszín kiválasztása
Minden rendezvény legmeghatározóbb eleme a helyszín, ezért fontos, hogy jót találj! Az RV Event több üzleti rendezvényhelyszínnel is rendelkezik.
• Az exkluzív Meomiae étterem különtermei privát rendezvényekre is alkalmasak. Kaposvár központjában találhatóak, 50 fő kényelmes befogadására alkalmasak. A termek többféle kialakítással berendezhetőek, a megfelelő technikai berendezések is biztosítottak.
• A Bárány kaposvári étterem is szintén több rendezvényteremmel várja az üzleti rendezvényre érkezetteket. Impozáns megjelenése miatt a nagy múltú cégek egyik kedvenc helye.
• A több napos rendezvényekhez a balatoni Arkánium Hotel, valamint annak rendezvényterme nyújt tökéletes helyszínt.
• Nagyobb rendezvényekhez rendezvénysátraink biztosítanak tökéletes helyszínt, akár több 100 fős rendezvények lebonyolítását is vállaljuk!
Elakadtál a rendezvényszervezésben? Szeretnéd, ha megtalálnánk a legjobb helyszínt üzleti rendezvényedhez? Kérj egyedi ajánlatot!
#5. A rendezvényszervezés másik fontos kérdése a catering
Egyesek azzal érvelnek, hogy a helyszín mellett az étel a legfontosabb szempont, ezért válassz okosan. És mi ezzel teljesen egyetértünk. Az RV Event a helyszín biztosítása mellett a cateringről is gondoskodik. Lehetőség van ültetett terítésre, állófogadásra, svédasztalos kiszolgálásra, büfébekészítésre – minden csak megegyezés kérdése. Konferenciákon általában a svédasztalos stílus működik a legjobban. Legyen szó hagyományos ételekről, hideg tálakról, fine dining specialitásokról, finger foods ételekről, vagy akár street food ételekről chefjeink a legmagasabb minőségben készítik majd el azokat. Külsős catering szolgáltatás igénybevételére is van lehetőség! Kérj ajánlatot!
#6. A rendezvényszervezés következő lépése: szórakoztató programok
Ha konferenciáról van szó, szerezzen be egy igazán jó vendégelőadót, aki megtöri a vállalati értekezletek és prezentációk zaját. Ha koktélrendezvényről van szó, DJ-t is hívhatsz. A lényeg, hogy gondoskodj arról, hogy a vendégek ne unatkozzanak!
#7. A rendezvényszervezés záró lépése a meghívók kiküldése
A meghívók kiküldésekor győződj meg arról, hogy a résztvevők számára minden lényeges információ megtalálható benne. Tájékoztasd őket arról, hogy hol kell parkolni, mi az öltözködési szokás, milyen stílusú rendezvényről van szó, szükség esetén szállásinformációkat, sőt tömegközlekedési információkat is. Céges rendezvényeknél az sem ritka, hogy napirendet is küldenek.
